Undang Undang No 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) mengamanatkan, setiap Badan Publik
Pemerintah maupun Badan Publik Non Pemerintah mempunyai kewajiban untuk
menyediakan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada
masyarakat dengan cepat, aktual, tepat waktu, biaya ringan dan cara sederhana.
Sisi lain Undang Undang Keterbukaan
Informasi Publik, menuntut kinerja Badan Publik yang transparan, efektif,
efesien dan akuntabel. Oleh karena itu pelayanan informasi publik harus
mendapat perhatian yang serius bagi kita semua sebagai Badan Publik penyedia
informasi, dengan meningkatkan pengelolaan informasi yang berkualitas serta
memberikan pelayanan dan menyediakan informasi publik yang mudah diakses oleh
masyarakat.
Untuk tujuan inilah setiap Badan
Publik wajib menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), yang
tugas pokok dan fungsinya adalah bertanggungjawab di bidang penyimpanan,
pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi.
Di tingkat Provinsi Jawa Timur, PPID
ditetapkan dengan Surat Keputusan Gubernur Jawa Timur dan untuk Badan Publik
SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur sebagai PPID Pembantu/SKPD
ditetapkan dengan surat Keputusan Kepala Badan Publik/SKPD.
Demikian juga di tingkat Kabupaten
dan Kota di Jawa Timur, PPID Kabupaten/Kota ditetapkan dengan Surat Keputusan
Bupati atau Walikota, sedang Badan Publik/SKPD di lingkungan Pemerintah
Kabupaten atau Kota sebagai PPID Pembantu/SKPD ditetapkan dengan Surat Keputusan
Kepala Badan Publik /SKPD.
Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi
PPID adalah
kepanjangan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dimana PPID
berfungsi sebagai pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh badan
publik sesuai dengan amanat UU 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Dengan keberadaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan
informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang
bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau
pelayanan informasi di badan publik.
Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi Pelaksana (PPID Pelaksana) adalah pejabat yang
melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada Satuan Organisasi Perangkat
Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah.
1. Pengklasifikasian informasi yang terdiri dari :
· Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
· Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
· Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
· Informasi yang dikecualikan.
2. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan
informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannnya;
3. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan
informasi yang ada dilingkungannya kepada publik;
4. Melakukan verifikasi bahan informasi publik yang ada di
lingkungannya;
5. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi yang ada
dilingkungannya;
6. Menyediakana informasi dan dokumentasi yang ada di lingkungannya
untuk akses oleh masyarakat;
7. Melakukan inventerisasi informasi yang dikecualikan untuk
disampaikan kepada PPID Utama;
8. Memberikan laporan tentang pengelolaan informasi yang ada di
lingkungannya kepada PPID Utama secara berkala
Informasi dan Informasi Publik
- Informasi adalah
keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna,
dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar,
dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik atau non
elektronik.
- Informasi Publik adalah
informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau diterima oleh
suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan
negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang
sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.
- Standar Layanan Informasi Publik yang
selanjutnya disebut Standar Layanan adalah ukuran yang dijadikan pedoman dalam
memberikan layanan, penyediaan, dan penyampaian Informasi Publik.
Badan Publik
Badan Publik adalah
lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas
pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh
dananya bersumber dari APBN dan/ atau APBD, atau organisasi nonpemerintah
sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/ atau APBD,
sumbangan masyarakat, dan/ atau luar negeri.
Dokumen dan Dokumentasi
Dokumen adalah data,
catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh badan publik
dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana
lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau
didengar.
Kewajiban badan Publik
Pasal 7 UU No. 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik :
1. Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan
Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi
Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan;
2. Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat,
benar, dan tidak menyesatkan;
3. Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 2,
Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi
untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses
dengan mudah;
4. Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap
kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik;
5. Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada angka 4, antara lain
memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan
keamanan Negara;
6. Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka
1 sampai dengan angka 4, Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media
elektronik dan nonelektronik
Pasal 5 Peraturan Komisi
Informasi Nomor 1 Tahun 2021
1. Menetapkan standar layanan;
2. Menunjuk dan menetapkan PPID;
3. Menetapkan dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik;
4. Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik dengan
Sistem Elektronik dan nonelektronik;
5. Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik;
6. Menganggarkan pembiayaan bagi penyimpanan, pendokumentasian,
penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik;
7. Membuat dan mengumumkan laporan layanan Informasi Publik;
8. Menyampaikan salinan laporan layanan Informasi Publik kepada
Komisi Informasi;
9. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pembinaan pelaksanaan
layanan Informasi Publik pada instansinya
Jenis Informasi Publik
1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
adalah informasi yang telah dikuasai dan didokumentasikan oleh Badan Publik
untuk diumumkan secara teratur dan rutin tanpa ada permintaan;
2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, adalah
informasi yang apabila tidak disampaikan dapat mengancam hajat hidup orang
banyak dan ketertiban umum yang berhubungan dengan tupoksi Badan
Publik tanpa ada permintaan;
3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat, adalah informasi yang
telah dikuasasi dan didokumentasikan oleh Badan Publik serta telah dinyatakan
terbuka sebagai informasi yang dapat diakses oleh pengguna
informasi bilamana ada permintaan;
4. Informasi yang dikecualikan, adalah informasi yang dikuasai dan
didokumentasikan oleh Badan Publik yang tidak dapat diakses oleh pemohon
informasi berdasarkan alasan-alasan pengecualian.
